考虑三个基础因素是|考虑三个基础因素 做好时间管理


面试技巧 2019-11-07 22:10:11 面试技巧
[摘要]时间管理和任何其他管理都不同,时间实际上是不能被管理的,时间不能被控制,也毫无弹性。时间只是一个尺度,所谓的时间管理,其实是指在一个预期的时间尺度下,调用其他各种资源,做好一件事情。要做好任何一项工

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时间管理和任何其他管理都不同,时间实际上是不能被管理的,时间不能被控制,也毫无弹性。时间只是一个尺度,所谓的时间管理,其实是指在一个预期的时间尺度下,调用其他各种资源,做好一件事情。要做好任何一项工作,需要考虑三个最基础的因素:时间、计划、身心投入。
1、明确「最小可用时间」的概念
管理学大师德鲁克在《卓有成效的管理者》中非常强调『整块时间』的重要性。想象一下,如果你写一份报告需要两个小时,那绝不意味着,你每次花10分钟,每天两次,持续一个星期,也能把这件事高质量地完成。如果你真的这样做,很可能到最后,你还停留在第一页。

任何一件事情,不论大小,你都需要评估一个「最小可用时间」。比如,写工作报告需要2小时,整理办公桌需要15分钟,充分讨论一项工作需要30分钟……

除了时长,「最小可用时间」还需要满足以下几点:

连续性:这段时间应该是基本连续的,不能被切割成七零八碎的。
独占性:这段时间只能做这一件事,不能被其他事情或人干扰。
可用性:这段时间内,完成某项工作的内外部条件是具备的。内在条件是指,你当时的精神状态、身体状态是否适合做这项工作。外在条件是指,你所处的环境是否适合做这项工作。
如果以上这些条件都符合(当然不需要100%严格符合),那么这段时间就是适合做某件事的『最小可用时间』。如果不符合,你最好干脆不要开始,否则,你几乎注定不能把这件事情做好。

2、凡事都要列计划,计划之外无工作
我们之所以不能快速进入状态,是因为手头做着这件事,心里头想着好几件其他的事。养成列计划的习惯是一个很好的解决方案。只有明确地让一件事情占据你时间线的一段,你才能专心致志地把它做好。

对于可做可不做的小事,这一点尤其有效。比如,清理办公桌面这件事,做了有好处,但是也没那么紧急,所以经常一拖再拖,直至桌面乱到不能忍受的地步。好不容易下定决心终于开始做了,又很容易被其他优先级更高的事情打断。但如果我们把「清理办公桌面」这件事列入工作计划,明确「xx:xx ~ xx:xx」这段时间是专门用来清理办公桌面的。在这个时间段内,「清理办公桌面」就是我们优先级最高的头等大事,除非十万火急的突发事件,其他工作都不允许干扰。我们就能有条不紊、专心致志地把这件事做好做彻底。不要小看花15分钟做好一件小事能给我们带来的满足感,也不要低估小事情积压起来带给我们的焦虑和挫折感。

有的人可能会觉得凡事都列计划,未免太浪费时间。

首先,当然不是真正「凡事」都要列计划,吃饭喝水上厕所这样的事不需要。只有你觉得算得上是一件「工作」的事,有必要花一整段时间做的事需要列计划。而且这里说的计划不需要计划书、甘特图等特别复杂的东西,只需要明确「事件-时间」这个二元组合就行,你可以使用最简单方便的方式列计划。比如记在随身带的手帐上,或者在印象笔记里开一个专门的笔记本,或者用朝夕日历的语音输入功能,短短几秒钟就能创建一个事项。

其次,计划并不是指每天早上一次性把全天的事都安排好,那样的话太僵化,很难实施。计划可以随时创建、修改、优化。你只需要保证当前的「事件-时间」二元组是明确的就行,可以完成了当前这件事再计划下面的事。

总而言之,列计划并没有想象中那么费时间,大部分人每天不会超过15件工作,每件工作花1分钟列计划,每天15分钟足矣。而做好这件事,给我们节省的时间,提升的工作质量,是完全值当的。

3、运用正念的力量,全身心活在当下
有人问大珠慧海禅师是怎么用功的。
他答道:「饥来吃饭困来眠。」
对方说:「大家都是这样的啊!那他们都跟你一样用功吗?」
大珠禅师说:「不同。他吃饭时不肯吃饭,百种思索;睡觉时不肯睡觉,千般计较。」

正念的力量就是:让你活在当下,全身心地投入每一件事。那怕是清理办公桌这样的小事。用心体验你的每一个动作,观察办公桌在你的努力下,从凌乱到整洁的过程,感受这个过程的奇妙和深邃。要知道,这跟人世间任何英雄人物做出的伟大事业,乃至洪荒以来,世间万物在太阳的光辉下从无序走向有序,在本质上其实一样的呢。意识到这点,我们又何必为了这件那件「小事」而心烦意乱,做不好当下手中这件「小事」呢。当我们做好了当下这件「小事」,又有哪件「小事」是我们做不好的呢?

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